Обычно если что-то буксует в рабочих процессах, мы, в первую очередь,
замечаем симптомы — последствия скрытой проблемы. Но устранение симптомов, как известно, не "лечит" причину. Сегодня предлагаем на конкретном примере
разобрать использование блок-схемы для поиска узкого места.
Узкое место — это часть процесса, которая ограничивает его общую эффективность. Оно создаёт "затор" или задержку, замедляя выполнение всей цепочки операций.
Итак, мы сталкиваемся с
регулярными задержками на этапе подготовки и согласования документов. Это и стало тем самым симптомом, который подтолкнул нас к анализу, потому что
"ну невозможно уже это терпеть!!"😡Шаг 1: Определяем клиентов процессаВыписываем всех участников процесса: сотрудников, подготавливающих документы, инженеров и менеджеров, ответственных за согласование, и так далее.
Шаг 2: Выделяем ключевые задачиРазделяем процесс на основные этапы: подготовка документов, проверка инженером, согласование руководителем, финальная проверка и архивирование.
Шаг 3: Создаем визуальную картуСтроим многоуровневую карту процесса. Верхний уровень (А) - общие этапы, а подуровни (А1, А2) - более детальные задачи. У каждого этапа свой цвет для наглядности. Например:
🟠А. Подготовка
🟠А1. Проверка форматов, содержания и требований.
🟢Б. Согласование менеджером
🟢Б1. Передача документации
🟢Б2. Получение подписи
🟢Б3. Внесение комментариев и правок
Шаг 4: Соотносим элементы с этапами процесса и выявляем другие симптомыМы заметили, что задержки происходят на этапе согласования с менеджером. Симптом проблемы — увеличение времени обработки документов на этом этапе.
Шаг 5: Определяем узкое место с помощью анализаПроанализировав карту, мы видим, что причина задержек — перегруженность менеджера на этапе согласования. Документы могли быть отправлены на согласование только одному человеку, что замедляло процесс. Симптомы указывали на задержку, но проблема заключалась в неравномерном распределении задач.
Шаг 6: Используем карту для устранения узкого местаПерераспределяем обязанности, назначив еще одного ответственного за согласование, чтобы уменьшить нагрузку на одного человека. Это позволяет сократить время согласования на 50%.
Симптомы — это видимые последствия проблемы (задержки на этапе согласования). Узкое место — это этап, где
локализуется причина симптомов (перегрузка одного сотрудника)
✅А вы чаще
устраняете симптомы на ходу или пытаетесь найти
время для поиска узкого места?#изменения_rckspb