KUSSMAUL LEGAL

Шаблон гарантийного письма от заказчика для договоров на разработку концепции

Наименование организации заказчика
Адрес: ______________

Кому:
Наименование организации исполнителя
Адрес: ______________

Гарантийное письмо
Дата: «_» __ 20 г.
Исходящий №: ____

Настоящим письмом [Наименование заказчика], в лице [ФИО должностного лица, его должность], действующего на основании [уставных документов/доверенности], подтверждает свои обязательства по оплате услуг по разработке концепции [наименование проекта], оказываемых [Наименование исполнителя] в соответствии с достигнутыми договоренностями.

1. Объем и описание работ
[Наименование заказчика] поручает [Наименование исполнителя] разработку концепции проекта [описание концепции: что включает, особенности и цели разработки]. Объем и состав работ согласованы сторонами и указаны в Приложении №1 к данному письму.

2. Сроки выполнения работ
Просим Исполнителя начать работу до подписания Договора с _____ 20 г. и предоставить предварительный вариант концепции до «» ___ 20 г. Окончательная версия концепции должна быть передана Заказчику не позднее «» ___ 20 г.

3. Условия оплаты
[Наименование заказчика] подтверждает обязательство оплатить услуги [Наименование исполнителя] в размере [сумма цифрами и прописью] руб./долларов США/евро, включая НДС (если применимо), за разработку концепции.

Оплата будет произведена на основании выставленного счета и акта выполненных работ следующим образом:

- Аванс в размере [процент аванса] от общей суммы — в течение [срок оплаты аванса] дней с момента подписания Договора;
- Оставшаяся сумма в размере [остаток суммы] — в течение [срок окончательного платежа] дней после подписания акта сдачи-приемки работ.


С уважением,
[ФИО должностного лица]
[Должность]
[Подпись, печать]


Начинать работу по гарантийному письму от Заказчика: можно или нет, и если очень надо, то как можно.

Гарантийные письма часто используются заказчиками как обещание заключить договор в будущем или оплатить работы, начатые исполнителем без договора.

Причины разные: юр.отдел долго согласовывает договор, ген.директор в отпуске и т.п. А надо срочно и заказчик просит приступить к работе до подписания договора.

Гарантия звучит как "100% заплатим, мамой клянусь", а имеет ли под собой юридические основания?

Почему рискованно начинать работу по гарантийному письму?

Одной из ключевых проблем является то, что гарантийное письмо само по себе, в отличие от договора, не всегда создает четкие обязательства для заказчика. Письмо может содержать расплывчатые формулировки, отсутствуют существенные для договора подряда условия, которые точно должны быть согласованы для начала работ (суммы, сроки, объем работ)

Судебная практика
Суды, как правило, не признают гарантийные письма достаточной основой для обязательства по оплате работ или услуг, если в письме отсутствуют четкие условия по договоренности сторон.

В частности, Верховный Суд РФ неоднократно подчеркивал, что гарантийное письмо может быть признано подтверждением намерений, но не договором. Если письмо не содержит обязательств по оплате, конкретных сроков и объема работ, то его правовая сила оказывается слабой.

В то же время есть судебная практика, согласно которой Исполнитель смог взыскать с заказчика денежные средства по договору, хотя договор не был подписан: стороны просто обменялись word-вариантом в почте.
В этой ситуации из переписки сторон, фактических действий, проведенных платежей можно было понять, что началось исполнение по конкретному договору, и суд признал неподписанный договор заключенным.

Что предусмотреть в гарантийном письме, чтобы работы были оплачены?

1. Четкое указание обязательств.
В письме необходимо прямо указать обязательство заказчика по оплате выполненных работ или услуг. Формулировки вроде «намерены оплатить» или «рассматриваем возможность оплаты» могут быть расценены как недостаточно обязательные. Лучше использовать четкие формулировки: «обязуемся оплатить выполненные работы в размере ___ к сроку ___». Суммы, перечень работ, сроки.

2. Определение объема и сроков.
Важно точно определить объем работ и сроки их выполнения. Необходимо указать, какие именно работы должны быть выполнены, а также сроки их сдачи и порядок согласования.

3. Условия оплаты.
Порядок и сроки оплаты в гарантийном письме. Это может быть оплата поэтапная или по факту завершения всего объема работ.

4. Ссылка на договор.
В случае, если гарантийное письмо используется как временная мера до заключения основного договора, следует прямо указать его реквизиты, чтобы в качестве доказательства предоставить проект договора, которым обменялись стороны.

Важно помнить, что существенными условиями договора подряда по ГК РФ являются
- предмет (содержание, объем и результат работы);
- начальный и конечный сроки выполнения работы.

И если эти условия указаны в Гарантийном письме, то можно говорить о том, что гарантийное письмо является офертой - предложением стороны заключить договор, и аргументированно требовать оплаты.

Ниже пример идеального гарантийного письма.

Друзья, делюсь записью нашего первого в этом сезоне эфира!

В канале "Бизнес глазами архитектора" https://t.center/+U2QuXVX2Zg40ODI6 выложили запись эфир по коммуникациям с заказчиками и предотвращению конфликтов.

Разбирали как брендинг, авторские права и ИИ помогают разрешать конфликты.

‼️Открываем сезон нашего клуба Бизнес глазами архитектора

Юридические вопросы возникают у любого предпринимателя. Они могут иметь различный масштаб и последствия.

В архитектурном бизнесе есть свои тонкости, о которых Екатерина Панова, основатель агентства Plan the Best. Консалтинг и маркетинговые коммуникации, расспросит Екатерину Куссмауль, юриста в сфере архитектуры, дизайна и интеллектуальной собственности, основателя KUSSMAUL LEGAL.

25 сентября в 18.00

Споры с Заказчиками в архитектурном бюро: как снизить риски.

🔵Частые причины конфликтов с физическими лицами.
🔵Особенности работы с клиентами – юр.лицами, распространённые причины споров и как их снизить.
🔵Неочевидные помощники в разрешении конфликтов: брендинг, авторские права, ChatGPT.

Встреча состоится онлайн в эфире бизнес клуба.

Вы можете написать ваши вопросы спикеру и Екатерина на них ответит в эфире!

В канале "Бизнес глазами архитектора" (https://t.center/+U2QuXVX2Zg40ODI6) будем обсуждать коммуникации арх.бюро с заказчиками - физ.лицами и корпоратами. В плане ответственности, причинах споров и важных шагах, которые стоит сделать, чтобы снизить риски.

EXCEL ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПЛЕКТАЦИИ

Комплектацию автоматизировать можно без сложных внедрений прямо в EXCEL. Таблица объединяет в одном месте не только «витрину» товаров, но и:

✅ Автоматический расчёт материалов с технологическим запасом — чтобы аргументировать остатки и не отвечать за лишнее.
✅ Сравнение цен поставщиков.
✅ Управление задачами через матрицу RACI+ и диаграмму Ганта.
✅ Контроль сроков платежей.
✅ Отчётность и аналитика для заказчика — все данные в дашбордах.
✅ Конвертация и подсказки — чтобы унифицировать характеристики товаров.

Вся информация автоматически синхронизируется на различных листах.

ℹ️ Таблицу можно настроить под свои нужды, и вывести комплектацию на новый уровень, аргументируя её ценность для заказчика.

Таблица входит в состав курса по комплектации (ссылка https://kussmaul-legal.ru/systematic-packaging-course) или может быть приобретена отдельно.

Напишите @EkaterinaKussmaulLegal , чтобы получить видео-обзор Таблицы и презентацию с подробным описанием.

Для установления рамок своих услуг также можно использовать:

1. Презентацию, в которой описан каждый этап и понятен объем услуг, формат документов по этапу. Она послужит и для снижения споров, и для доказательства осведомленности заказчика о формате работы.

2. Смету (прайс) на доп.услуги, которую можно сделать приложением к договору, или КП.

3. Счет-офёрту для оплаты разовых действий – выезда, корректировок, переподборов, сверх нормы («Да, конечно, Иван Иванович, сделаем, что хотите. Счёт-оферту по прайсу направлю по результатам, ок?»).

Идеальный способ подчеркнуть важное — визуализировать, в таблицах, презентациях, договоре, используя правильную структуру.

Сценарии презентаций от копирайтеров, счет-офёрта, тоже будут в материалах курса и комплекта договоров. Либо мы можем разработать под ваши схемы индивидуально.

Пишите )) Всем порядка в проектах ))

Как на примере таблицы с тарифами курса, только по услугам комплектации, надзора, разработки проекта.

Как избежать лишних задач, сохранив хорошее отношение с клиентом?

Бывает, что в процессе работы над проектом клиенты просят сделать какую-ту вещь, небольшую, которая обычно не входит в стоимость договора.

Не хочется обижать клиента, вставая в позу «это не предусмотрено договором», и делаешь.

Сначала одно, потом другое, а в итоге ты отвечаешь за то, что вообще делать не собирался.

Как тактично отказаться от таких дополнительных хотелок?

Эксперты советуют визуализировать объём работ и их стоимость, как на примере ниже.

Логика простая: три тарифа, наглядное сравнение работ, и указание цен.

При новых запросах, не входящих в выбранный тариф, тактично уточнять: «Алексей Петрович, вы хотите перейти на другой тариф?»

И позволить заказчику принимать решение: оплачивать больший тариф, или отказываться от запроса.

Не вы отказали – заказчик отказался.

Мы сделали такие таблицы для услуг комплектации, авторского надзора и проектирования.

Например, в авторском надзоре мы разбиваем таблицу на авторский контроль (не по ГОСТ), авторский надзор (по ГОСТ) и авторское сопровождение (дополнительно с управлением проектом).

Подробные таблицы по комплектации, надзору, проектированию, счет-оферту, презентации для клиентов, смету на доп.услуги я отправлю всем, кто до 16 сентября приобрёл курс по комплектации, или комплект договоров дизайнера (любой тариф).

Здесь подробнее о курсе по комплектации,
а здесь о договорах.

Но вы можете сделать такие схемы и сами, и я надеюсь, они помогут увереннее общаться с клиентами, и не выполнять бесплатно то, что не входит в договор.

ВРЕМЯ ИДТИ В СУД С ИСКОМ

Госдума сразу во втором и третьем чтениях приняла законопроект о существенном увеличении госпошлины за обращение в суды общей юрисдикции и арбитраж (выше файл).

В каких-то пошлинах в 2 раза, а в каках-то с 60 000 до 50 000 000. Ага, с десятков тысяч до десятков миллионов.

Теперь законопроект должен рассмотреть Совет Федерации и подписать Президент, текст может измениться, но тенденция понятна. Новые размеры вступят в силу через месяц после подписания Президентом.

Поэтому если у вас есть дебиторская задолженность, неоплаченные работы, то лучше подать иск/иски до вступления новых правил в силу.

Целесообразно предъявлять требования, которые могут быть рассмотрены в упрощенном порядке или в рамках судебного приказа (их быстрее автоматизировать, контролировать и вести):

В арбитраже:
по искам юр.лиц - не более 1 200 000 руб.по искам ИП - не более 600 000 руб.
В судах общей юрисдикции
- не более 500 000 руб.

Чем мы можем помочь?
Поскольку наша специализация - оптимизация процессов, то можем ускорить подачу исков.

✔ Разработать пакет документов для взыскания, который можно быстро заполнить, меньше печатать, и быстрее подавать в суд.

✔ Либо формировать полный или частичный пакет документов по конкретным должникам, если их много.

✔ Или структурировать процессуальные документы по сложным делам, добавляя убедительные графики, заголовки, верстку, для лучшего восприятия судом.

Особенно актуально компаниям с большим перечнем должников по одинаковым спорам, или по сложным делам с большой ценой иска.

Для примера по отдельным категориям, как будут увеличены пошлины:

В арбитраж:

По искам с ценой от 100 001 до 1 000 000 рублей:
было: 4 000 рублей плюс 3% от суммы, превышающей 100 000 рублей.
станет: 10 000 рублей плюс 5% от суммы, превышающей 100 000 рублей.

Для исков с ценой от 1 000 001 до 10 000 000 рублей:
было: 23 000 рублей плюс 1% от суммы, превышающей 1 000 000 рублей.
станет: 55 000 рублей плюс 3% от суммы, превышающей 1 000 000 рублей.

В суды общей юрисдикции и мировым судьям:


По искам с ценой от 100 001 до 500 000 рублей:
было: 3 200 рублей плюс 2% от суммы, превышающей 100 000 рублей.
станет: 4 000 рублей плюс 4% от суммы, превышающей 100 000 рублей.

Для исков с ценой свыше 1 000 000 рублей так:
было: 13 200 рублей плюс 0,5% от суммы, превышающей 1 000 000 рублей, но не более 60 000 рублей.
станет: 30 000 рублей плюс 1% от суммы, превышающей 1 000 000 рублей.

Некоторые госпошлины теперь не имеют «потолков», ограничивающих максимальный размер пошлины.


И наоборот, для некоторых категорий установлены минимальные суммы, например, для подачи заявления о выдаче судебного приказа - 5 000 рублей.

Напишите, расскажите ситуацию с задолженностью, подумаем как быстрее ее взыскать.

LEGAL DESIGN ДОГОВОРА НА КОМПЛЕКТАЦИЮ

Legal design это не только оптимизация процессов и визуальное оформление документа, но и создание понятной структуры, быстро-читаемых текстов.

Чтобы через тексты донести до вашего клиента то, что действительно для вас важно, ваши правила работы.

Обычно в главе «права и обязанности сторон» без какой-либо логики свалены в кучу права одной стороны, повторяющие закон, и соответствующие им обязанности другой стороны.

А про сам порядок работы может ничего и не быть, только обязанность Заказчика заплатить за услугу и проверять ход исполнения, что без вреда можно «ампутировать».

Мы стараемся убрать «юридическую воду» из договора и описать бизнес-процессы – то, с чем действительно придётся столкнуться сторонам.

Например, мы добавляем раздел «ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ», в котором есть подразделы:

• Исходная документация (с описанием источников, от которых будет отталкиваться исполнитель при оказании услуги).
• Поиск информации о Предметах комплектации (как происходит поиск, есть ли выезды, будет ли исполнитель проверять наличие на складах и т.п.).
• Согласование предложенных решений.
• Переподборы.
• Выезды.
• Управление процессом приобретения Предметов комплектации.
• Сопровождение заказа индивидуальных изделий (чем отличается процедура заказа мягкой или встроенной мебели, как согласовываются финиши и ведутся рекламационные процедуры).
• Контроль сроков поставки и оплаты.
• Приёмка товара (за что отвечает дизайнер, если осуществляет приемку товаров и подписывает документы).
• Участие третьих лиц в процессе управления процессом закупки (что будет, если заказчик привлекает кого-то ещё для закупок или покупает товары сам.
• Уполномоченные лица.
• Коммуникации сторон.
• Юридическая сила электронной переписки.
• Пределы ответственности исполнителя.

Фактически это дорожная карта проекта, которая подсказывает следующий шаг и даёт исполнителю возможность установить правила работы.

Знаете, какой самый сильный для меня отзыв был о такой структуре договора?

Когда дизайнер пришла с запросом, что не знает, как объяснить Заказчику, что управление заказом индивидуальных изделий должно быть дороже, чем товаров из наличия, а после прочтения договора сказала:

«Я ведь действительно всё это делаю! Мне теперь кажется, что за комплектацию «встройкой» 25% это даже мало».

Или когда руководитель студии дизайна комплектовала интерьер в Китае и сначала ездила на завод на согласование финишей, а затем на проверку качества товара перед отправкой.

В Китай туда-обратно за свой счёт. Пока мы не прописали в договоре все особенности заказа индивидуальных изделий.

В этом я вижу смысл работы юриста – помогать компаниям развиваться, «смазывать маслицем» путь к их реальным целям, а не нагружать бюрократией.


Такие подробные договоры по комплектации можно заказать индивидуально, или посмотреть примеры в составе курса по комплектации, который проводим раз в год.


ОПИСАНИЕ КУРСА

В тарифе от «PRO» и выше будут и договоры с такой структурой, и автоматический расчёт количества материалов, сравнения поставщиков в EXCEL, о котором я ранее рассказывала.

Напишите мне, если актуально привести комплектацию в порядок, выберем подходящий формат:

- консультация,
- курс,
- индивидуальная разработка договора, презентаций для клиентов или таблицы.

Подсказки в таблице это про эмпатию, основную составляющую legal design - желания помочь участникам процесса, сделать документ полезным.

Когда мы работаем с договором, то пытаемся стать на сторону:

1. Юристов, которые должны работать с формой договора и заполнять данные.
2. Сотрудников компании, которые будут проверять текст и визировать документ.
3. Сотрудников контрагента, которые со своей стороны будут проверять условия и направлять комментарии.
4. Руководителей компаний, которые будут подписывать документ.

Выше в постах был скрин слайда с реквизитами контрагента из той же оперы:

- бухгалтер сразу видит реквизиты и ЭДО,
- руководитель подписывает договор в одном месте,
- юрист не дублирует информацию в преамбуле и реквизитах.

Мы за заботу друг о друге, как участниках процесса, и за полезность ))

EXCEL ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПЛЕКТАЦИИ
 
Автоматизировать процессы можно и без сторонних сервисов, и долгих внедрений.

Например, для студий комплектации мы разрабатывали Excel таблицу, соединяющую несколько функций:

- Автоматизированный расчёт количества материалов.
- Сравнение цен поставщиков;
- Управление ответственными ― матрица RACI+ и диаграмма Ганта;
- Контроль сроков платежей;
- Отчётность для заказчика;
аналитика проекта (дашборды);
- Конвертация и подсказки.

Да, есть специальные программы типа Microsoft Project и аналогов, которые можно настроить для этих целей, но исходя из масштаба компании, бывает эффективнее вести услугу в Excel, настроив под себя, под потребности заказчика.

В таблице несколько листов: дашборд (на скриншоте), таблица закупок, RACI+Гант; конвертации, FAQ, и нужная информация автоматически дублируется на соответствующем листе.

Если актуален такой инструмент по услуге комплектации, напишите, я сброшу презентацию с описанием блоков и расскажу подробнее.

Чтобы быстрее работать со сложными договорами у меня на подхвате ChatGPT.

Здесь, например, нужно было исключить стоимость одного из этапов из общей таблицы, пересчитать итоговые суммы и добавить расшифровку сумм текстом.

Справился быстрее меня, естественно, я только проверила.

Перепроверять нейросеть обязательно, т.к. бывают ошибки серьёзные. Однажды прибавил НДС к итоговой сумме вместо вычитания, но я проверяю сразу, пока печатает, вижу ошибки.

Сейчас покажу самый частый мой запрос в видео.

Как оптимизировать процессы компании без специальных сервисов и бюджета?
Часть 3.


Это решение может быть самым спорным (бухгалтеры его точно не поймут), но я вижу несколько аргументов в его пользу:


1. Исполнитель быстрее заполнит данные сам, поскольку многие поля автоматически подставляются его системой (ФИО, адрес, e-mail, телефон, остаются только паспортные данные).

2. Между сторонами ведется переписка и до заключения договора, и после, в мессенджерах или почте, указанных в форме, то есть основания утверждать, что документы исходят от сторон по договору.

3. Непосредственные отношения по проекту начинаются с момента направления студией в адрес исполнителя ТЗ с описанием конкретного проекта, сроков, стоимости работ и требований, и его согласием взять проект в работу. Налицо еще одна связка "оферта-акцепт".

4. По каждому проекту стороны обязательно подписывают акты с живыми подписями. Соответственно, исполнитель еще раз подтверждает факт заключения договора и передачу исключительных прав на результат работ. Исполнитель точно подпишет акт, чтобы получить оставшуюся сумму по проекту.

5. Студия не рискует суммой переведенной исполнителю оплаты, поскольку даже при признании договора незаключенным, он обязан будет вернуть поступившие денежные средства как неосновательное обогащение.

Таким способом мы исключили из рутины составление договоров с исполнителями, а также сбор подписей и обмен подлинниками.

Что еще можно сделать для уменьшения рутины с минимальными затратами?

1. Перейти на электронный документооборот (ЭДО) и хотя бы с заказчиками-юрлицами и исполнителями-ИП вести обмен ключевыми документами электронно.
2. Использовать системы совместного редактирования и согласования договоров (Google Docs и др.) для оперативного согласования текстов договоров.
3. У заказчиков-юрлиц спрашивать, какие суммы можно провести по счету-оферте и часть работ проводить без договора (выезды, планировочные решения, доп.работы и т.п.).


И самое главное — обращаться за помощью к юристам, которые могут не "загрузить бумажками", а наоборот, упростить процессы, разгрузив сотрудников для более интеллектуальной работы.

Пишите в комментариях или в личку, какие процессы вы считаете избыточными для своей компании, а я сориентирую, как их оптимизировать.

Как оптимизировать процессы компании без специальных сервисов и бюджета?
Часть 2.

Возвращаясь к решениям по снижению рутины в конкретной студии.

Второй сектор рутины: длящиеся договоры на авторский надзор

К этому моменту стороны уже завершили проект и достигли некоторого уровня доверия. Некоторые студии даже начинают выполнять работу без договора, потому что заказчику "нужно было вчера".

Я предложила вместо двухстороннего договора использовать договор-оферту, где акцептом является первый платеж заказчика.

Мы направляем заказчику оферту — документ с описанием условий, сроков, сумм и т.п., подписанный со своей стороны. Заказчик этот документ не подписывает, а платеж заказчика является подтверждением его согласия с условиями. Платеж заказчика = его электронная подпись.

Так мы исключили процесс согласования и подписания договора авторского надзора, а также сбора подлинников подписанных договоров.

В дальнейшем ежемесячные счета и акты формируются у данного клиента в 1C, но есть другие решения, бесплатные, позволяющие автоматически формировать договоры, счета, акты и сразу отправлять заказчику на эл.почту, в мессенджер и т.п.

Третий сектор: договоры с исполнителями

Студия привлекает сторонних подрядчиков на разработку чертежей, визуализаций, и ранее подписывали отдельный договор на каждый проект (заполнить, согласовать, подписать, обменяться подлинниками, передать в бухгалтерию).

Я предложила не подписывать с исполнителями договоры вообще (#ачтотакможнобыло?), а предоставить им возможность заполнить форму на сайте с проставлением галочки о согласии с условиями оферты.

Для клиентов из сферы поставки электроэнергии мы делали такой шаблон, где вся информация о сторонах идёт в начале, с указанием полномочий, ЭДО и т.п.

Можно объединить ячейки в таблице, чтобы облегчить заполнение и копировать карточку клиента.