Как оптимизировать процессы компании без специальных сервисов и бюджета? Часть 3. Это решение может быть самым спорным (бухгалтеры его точно не поймут), но я вижу несколько аргументов в его пользу: 1. Исполнитель быстрее заполнит данные сам, поскольку многие поля автоматически подставляются его системой (ФИО, адрес, e-mail, телефон, остаются только паспортные данные). 2. Между сторонами ведется переписка и до заключения договора, и после, в мессенджерах или почте, указанных в форме, то есть основания утверждать, что документы исходят от сторон по договору. 3. Непосредственные отношения по проекту начинаются с момента направления студией в адрес исполнителя ТЗ с описанием конкретного проекта, сроков, стоимости работ и требований, и его согласием взять проект в работу. Налицо еще одна связка "оферта-акцепт". 4. По каждому проекту стороны обязательно подписывают акты с живыми подписями. Соответственно, исполнитель еще раз подтверждает факт заключения договора и передачу исключительных прав на результат работ. Исполнитель точно подпишет акт, чтобы получить оставшуюся сумму по проекту. 5. Студия не рискует суммой переведенной исполнителю оплаты, поскольку даже при признании договора незаключенным, он обязан будет вернуть поступившие денежные средства как неосновательное обогащение. Таким способом мы исключили из рутины составление договоров с исполнителями, а также сбор подписей и обмен подлинниками. Что еще можно сделать для уменьшения рутины с минимальными затратами? 1. Перейти на электронный документооборот (ЭДО) и хотя бы с заказчиками-юрлицами и исполнителями-ИП вести обмен ключевыми документами электронно. 2. Использовать системы совместного редактирования и согласования договоров (Google Docs и др.) для оперативного согласования текстов договоров. 3. У заказчиков-юрлиц спрашивать, какие суммы можно провести по счету-оферте и часть работ проводить без договора (выезды, планировочные решения, доп.работы и т.п.). И самое главное — обращаться за помощью к юристам, которые могут не "загрузить бумажками", а наоборот, упростить процессы, разгрузив сотрудников для более интеллектуальной работы. Пишите в комментариях или в личку, какие процессы вы считаете избыточными для своей компании, а я сориентирую, как их оптимизировать.