#бизнес #сергей_чернобровкинАвтоматическая отчетность 🗂Пожалуй, самое важное нововведение этого года — планирование юнитов и расчёт расходов компании. Ниже рассказываю, как мы это сделали.
Вкратце суть такова:
🔺производственные расходы направлены на получение выручки напрямую
🔺непроизводственные расходы помогают компании в перспективе, например менторинг или школа
🔺все расходы компании, кроме производственных, делятся между всеми юнитами пропорционально их размеру
Эта система позволила максимально гибко и справедливо учитывать время любого сотрудника. А ещё все непроизводственные затраты распределяются между всеми юнитами, и их руководители относятся к этим тратам спокойно.
Оставалась одна проблема: сложно считать общие затраты. Да и сверять суммы затрат юнитов с банковской выпиской тоже. Неизбежно будут расхождения, с которыми трудно разобраться.
Все эти расходы считает каждый руководитель отдельно, а значит вероятность ошибки ещё выше. Получить общий отчёт долго. Поэтому мы не сверяли суммы, а только перепроверяли каждый отчёт в отдельности.
Перед НГ я решил это поправить. Начал с того, что нашёл в нашем таск-трекере youtrack-отчёт, в котором выписаны все люди и время, залогированное на каждый проект в течение месяца. Если есть время — можно посчитать долю от общего затраченного времени.
Я разбил все проекты по юнитам и «сджоинил» (спасибо гугл-таблицам) отчёт и юниты. Дальше с помощью ещё одного запроса (в гугл-доках есть невероятная функция query) вычислил долю затрат каждого человека на каждый юнит, а затем умножил на его ЗП, которую подтянул из другой таблицы с помощью importrange. Вуаля — и у меня автоматический расчет затрат каждого юнита, включая общие расходы.
Бомба! На этом можно было бы остановиться. Но тут я понял, что если посчитать, в каком юните человек потратил больше всего времени в течение месяца (например, я трачу время в каждом юните понемногу), то можно вычислить принадлежность человека к юниту. Тут я засел с гугл-таблицами примерно на час, но в итоге сделал и даже написал про это
статью на Хабр.
Дело за малым. Для каждого человека я получил его юнит, а потом сгруппировал людей по юнитам и посчитал количество.
Затем вручную перенёс все доп. расходы из нашей CRM-системы в эту же таблицу, проставил, к какому юниту они относятся (например, офис — общие расходы) и тоже сгруппировал по юнитам, посчитав сумму.
В итоге для каждого юнита я получил:
🔸затраты на ФОТ (долю реальных затрат людей в этом юните)
🔸количество людей
🔸доп. расходы (например, реклама юнита)
🔸общие расходы, которые нужно поделить на все юниты пропорционально количеству людей
После этого я реально кайфанул: передо мной была таблица, в которой автоматически считались все затраты каждого из юнитов — пропорционально, без ошибок, и всего лишь по выгрузке отчета из таск-трекера, который тоже делается автоматом.
А дальше я подумал: от подсчёта реального факта прибыльности юнита меня отделяют лишь приходы.
Я выписал все приходы из CRM по аналогии с расходами и распределил по юнитам. После этого всё просто: вычитаем из приходов расходы, получаем прибыльность и некоторые другие показатели, которые мы обычно считаем.
Отлично! Система готова и даже выглядит правдоподобно. Я решил это проверить и посмотрел в БП двух юнитов. Мои и их цифры, подсчитанные «кровью и потом», сходились чуть ли не до рубля. Это был реальный успех.
Этой системой мы пользовались до июля. Затем немного изменили подход. Теперь считаем долю юнита не по head count, а конкретно по часам, то есть еще точнее и проще. Поэтому вся эквилибристика с вычислением юнита для каждого человека исчезла, а сами расчёты стали точнее.
Экономия кучи времени руководителей и отсутствие ошибок в
бизнес-планах обеспечены
👌