ЧЕК-ЛИСТ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ ВСТРЕЧ Часто встречаю, что сотрудники разных компаний не понимают как и для чего организовывать встречи, и кто будет участниками. В итоге: на встречах сидят те, кто на них быть не должен. Встречи длятся часами, идут не структурировано (а ведь это все затраты компании) и еще не имеют финала (часто забывают про договоренности, сроки и ответственных). Собрались, пообщались и разошлись. Так вот чтоб этого не было - ловите вполне простейший чек-лист организации любых встреч. 1. ДЛЯ ЧЕГО? РЕЗУЛЬТАТ. Любая встреча должна иметь цель, то есть отвечать на вопрос: “для чего?” и иметь, конечно же, результат, который фиксируется в виде протокола с перечнем задач, ответственными и сроками. Крайне важно определить повестку совещания, сформулировать и ознакомить с ней всех участников совещания. 2. НАДО ЛИ СОБИРАТЬСЯ? Если вопрос можно решить без встречи - лучше не собираться. Если на встрече обсуждается только один вопрос и будет один ЛПР, то встреча также не нужна. Все данные предоставляются ЛПР и он лично принимает решение. 3. ВСТРЕЧУ ОРГАНИЗОВЫВАЕМ в следующих случаях: - если, обсуждаемый в задачи CRM, вопрос зашёл в тупик или идет бесконечная переписка (пример: обсуждение нового процесса, регламента, подписание договора, обсуждение мероприятий и прочее) - если нужно обсудить несколько вопросов и принять несколько решений, - вопрос слишком большой или стратегический, - мозговой штурм - накидывание идей. 4. РОЛИ на встрече: организатор, ЛПР, эксперт, модератор, протоколист. 5. СОСТАВ встречи определяет её организатор. На встрече должен быть сотрудник, принимающий финальное решение (ЛПР,) и те, кто могут на это решение повлиять (эксперты). Всех подряд не зовём - если сотрудник просто сидит на встрече и не участвует в ней - это упущение организатора. 6. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ. После определения состава встречи организатор проговаривает с каждым из участников его роль и зону ответственности (как принимает решение, влияет ли на результат, модераторирует или протоколирует встречу и т.д.). 7. КАЛЕНДАРЬ. Все встречи фиксируем в календаре. Каждый из участников подтверждает или отклоняет участие. Способ определения времени встречи определяет организатор. Лучший вариант - предложить слоты и уточнить в общей группе с участниками. 8. ПОДГОТОВКА КО ВСТРЕЧЕ УЧАСТНИКАМИ. Каждый из участников готовится: изучает материалы, которые будут обсуждаться и согласовываться, самостоятельно исследует тему, готовит вопросы и/или тезисы/идеи. Организатор сообщает что нужно подготовить ко встрече. Не допускается участие неподготовленным сотрудникам - такие встречи неэффективны. 9. ПОДГОТОВКА МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ ВСТРЕЧИ. Организатор отвечает за подключение видеоконференции, отправку ссылки на подключение дистанционным участникам, организацию напитков и перекуса, раздаточные материалы, а также выключение трансляции, техники и организации уборки места проведения. 10. ЗАПИСЬ ВСТРЕЧИ. Ее необходимость определяет организатор. При наличии сомнений - советуется с участниками. За размещение записи и ссылку на нее отвечает организатор. 11. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ВСТРЕЧИ. Если на встрече присутствует сотрудник(и)/представитель(и) другой компании, то с ним(и) заранее повторно подтверждается участие во встрече. Желательно за сутки или с утра в этот же день. 12. ПРИХОДИМ ЗАРАНЕЕ. На встречу организатор приходит за 10-15 минут, все участники приходят за 5 минут. Опоздания не допускаются. 13. ПРОТОКОЛ ведёт протоколист, которого назначает организатор. Протокол должен быть оформлен в день мероприятия и разослан после утверждения всем участникам. 14. ЧЕРЕДА ВСТРЕЧ. Если встреча подразумевает не одну, а последуюшие встречи с промежуточными результатами, то участники договариваются о дате следующей встречи и о том, что каждый из них должен подготовить. Договорённости фиксируются в протоколе (см. предудыщий пункт). Надеюсь, что кому-нибудь будет полезен данный материал. #управление #управлениеперсоналом