💢چهار تاکتیک برای انرژی بخشیدن به جلسات تیمی کسل کننده 1. روتین جلسات را تغییر دهید. وقتی جلسات را همیشه به یک شکل برگزار می‌کنید، به سرعت قابل پیش‌بینی و به مرور زمان کسل کننده می‌شوند. یکی از راه‌های افزایش مشارکت شرکت‌کنندگان، بازنگری در ساختار، محتوا و شیوه برگزاری جلسه است. می‌توانید ساختار جلسات را از حالت ارائه صرف خارج کنید. به عنوان مثال، در سال 2019، مدیران شرکت Equinor جلسه‌ای برگزار کردند تا در مورد استراتژی آینده شرکت بحث کنند. رئیس توسعه استراتژی شرکت به جای برگزاری جلسه به شیوه معمول، از یک بازی کارتی استفاده کرد که باعث افزایش مشارکت حاضرین در جلسه شد. راه دیگر برای جذاب‌تر کردن جلسات، تغییر ساختار فیزیکی اتاق جلسه است، مانند انتقال میز جلسه از وسط اتاق به کنار اتاق یا برگزاری جلسات ایستاده. همچنین، می‌توانید جلسات پیاده‌روی برگزار کنید یا جلسه را بدون لپ‌تاپ و صفحه نمایش برگزار کنید. چنین تغییراتی الگوی معمول جلسات را به هم می‌زند، که می‌تواند ذهن شرکت‌کنندگان را رفرش کرده و هوشیاری را افزایش دهد. 2. به فیل اشاره کنید. وقتی افراد در جلسات از بحث در مورد موضوعات حساس به دلیل ترس از درگیری یا ناراحتی اجتناب می‌کنند، مسائل حل نشده باقی می‌ماند. تیمی را در نظر بگیرید که برای تصمیم‌گیری تلاش می‌کند و در طول جلسه برای اجتناب از تنش، هر بار که باید تصمیمی اتخاذ شود، با مطرح شدن مسائل بی‌مورد بحث به حاشیه رانده می‌شود که این موضوع باعث می‌شود اتخاذ تصمیم و حل مسئله به تعویق بیفتد. به عنوان مثال، در یکی از شرکت‌های تولید کالاهای مصرفی، اعضای تیم توافق کردند، هر زمان، فردی بخواهد در جلسات با بیان مسائل غیرمرتبط، جلسه را به حاشیه براند دست خود را بلند کنند و با گفتن عبارت نمادین «فیل در اتاق» به وی تذکر دهند. برای تأکید بر این رویکرد، حتی به صورت نمادین یک فیل صورتی رنگ هم خریداری و روی میز جلسه گذاشته شد. در این شرکت با این کار، جلسات در مسیر درستی قرار گرفت و افراد دیگر به راحتی نمی‌توانند جلسه را به حاشیه برانند. 3. کاری کنید که همه احساس کنند شنیده می شوند. افراد دوست دارند شنیده شوند. اگر شرکت‌کنندگان در جلسه این احساس را نداشته باشند، جلسه ممکن است با سکوت یا وقفه‌های مکرر و نشانه‌های غیرکلامی همراه شود. طراحی یک دستور جلسه فراگیر تضمین می‌کند که شرکت‌کنندگان احساس ارزشمندی می‌کنند و فرصتی برای مشارکت دارند. مدیران می‌توانند با استفاده از تاکتیک‌هایی مانند درخواست از شرکت‌کنندگان برای نوشتن دیدگاه‌های خود در برگه‌های یادداشت‌ و اعلام آن پس از صحبت‌های سخنران، یا موظف کردن همه شرکت‌کنندگان به اعلام نظر شفاهی بعد از صحبت‌های سخنران، جلساتی فراگیر ایجاد کنند. این به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا هم افکار خود را به وضوح بیان کنند، هم با دقت بیشتری به صحبت‌های دیگران گوش کنند. گوش دادن واقعی شامل همدلی، درک دیدگاه گوینده و مدیریت تعصبات شخصی و گروهی است. برای مثال، در یک خرده فروشی این رویکرد علاوه بر درک نظارت همه اعضا منجر به پیشرفت‌های واقعی در جلسات تیم مدیریت شد. به‌طور شگفت‌انگیزی، رهبران توافق بیشتری نسبت به آنچه پیش‌بینی می‌کردند، پیدا کردند، و نظرات اقلیت هم شنیده شد. شنیدن نظرات مختلف شاید به طور موقت بحث‌ها را کند کند، اما تعامل را افزایش داده و تصمیم نهایی را بهبود می‌بخشد. 4. به DNA شرکت خود احترام بگذارید. نحوه مشارکت کارکنان در جلسات باید با DNA سازمان شما همسو باشد. در حالت ایده‌آل، DNA سازمان شما که همان ارزش‌ها و هنجارهای محوری سازمان است می‌تواند در سه تا پنج کلمه تعریف شود. بیان DNA، بایدها و نبایدها را در جلسات مشخص می‌کند و به حاضرین کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با هم برقرار کنند. برای مثال، شرکت نرم‌افزاری GitLab، ارزش اصلی شرکت خود را شفافیت اعلام کرده است و تقریباً تمام اطلاعات شرکت از وضعیت اهداف و پروژه‌ها گرفته تا کتابچه راهنمای آن برای همه کارکنان و اکثرا برای عموم در دسترس است. این شفافیت عدم اطمینان را کاهش می دهد، اضطراب را به حداقل می‌رساند و به کارکنان کمک می‌کند تا حدود روابط را بهتر درک کنند. GitLab شفافیت در جلسات را با ضبط این جلسات نشان می‌دهد تا دسترسی به محتوای جلسه به جز در مسائل محرمانه برای همه افراد شرکت در دسترس باشد. ✍منبع: MITsloan Management Review @business_school2022