🗓️ Как я провёл 48 встреч за неделю и не пожалел об этом На позапрошлой неделе у меня случился рекорд: 48 встреч за 5 дней. Помню как пару лет назад тяжело вздыхал видя в календаре 4-5 встреч, а теперь перемалываю по 9,6 в день 😏 Почему-то встречи окружены аурой неэффективности: мол, если ты всё время на встречах, значит ты не работаешь. Да, иногда встречи сжигают рабочее время. В основном это внешние встречи, необходимые по "политическим" мотивам: знакомство с участниками проекта, общение с потенциальными подрядчиками, отчетное мероприятие для борды, etc. В остальных случаях я считаю встречи эффективным инструментом менеджмента: за 30 минут диалога можно решить гору вопросов на неделю вперёд. Понятно, что эффективную встречу без предварительной подготовки провести невозможно, поэтому поделюсь правилами организации и проведения встреч, которых мы стараемся придерживаться в команде: 1. В Slack анонсируем встречу и повестку + тегаем потенциальных участников Почему в Slack: - Пост завязывает дискуссию, которая иногда приводит к смене темы или к отмене встречи: например предмет дискуссии устарел или появился документ с ответами на вопросы из повестки; - В тредах удобно фиксировать рекап и обсуждать детали повестки. 2. После подтверждения необходимости встречи, ставим событие в Google Calendar Придерживаемся правил: - Название встречи передаёт суть без необходимости открывать повестку; - Во встречу добавлены необходимые участники (в том числе из внешних команд); - Всем доступны права на просмотр/приглашение участников и редактирование; - Не ключевым участникам отправлены optional приглашения; - Сперва стараемся подобрать удобное для всех время с помощью Find a Time; - Стараемся не ставить встречу до 10:00 и после 17:00 если в ней 2+ участника; - Прикладываем ссылку на Zoom/Meet (плагин для Chrome позволяет создавать Zoom в 1 клик); - Встречи больше часа ставим в исключительных случаях; - В раздел "Description" добавляем ссылку на пост из п.1 3. Правильно настраиваем Zoom и распределяем роли В Zoom: - Используем Pro учётки без ограничений времени; - Пароль вшиваем в ссылку; - Позволяем входить во встречу не дожидаясь организатора; - По дефолту выключаем камеру и микрофон при подключении; - Разрешаем всем участникам шарить экран без запроса; - Настраиваем резервного хоста (удобно в случае отпуска/невозможности присутствовать на встрече). В начале встречи распределяем роли и устанавливаем цели: - Передаём "тотем" ведущего разным участникам. Например регулярные daily/demo мы в команде ведем по очереди; - Проговариваем ключевую тему встречи и главную задачу/решение, которое мы должны принять; - Проговариваем ограничение во времени и просим с пониманием отнестись к модерации; - Определяем того, кто письменно фиксирует договорённости. 4. После встречи фиксируем договоренности в Slack и нарезаем их на задачи В моём случае процесс следующий: 1. Веду слабо структурированные заметки в процесе; 2. Публикую структурированный пост в Slack (с тегами ответственных) в течение пары часов после встречи; 3. В течение 1-2 дней завожу задачи с дедлайном в таск-трекер. Общие рекомендации из собственного опыта - Ставлю плейсхолдеры на обед и критически важные задачи; - Регулярно челленджу необходимость/периодичность встреч; - Ежедневно "чищу" календарь от наложений; - Своё участие/отсутствие подтверждаю заранее; - При отмене встречи пишу комментарий о причине + предложения по дальнейшим шагам: - Для бронирования внешних встреч использую Zcal; - Использую три календаря: 1. Браузерный Google Calendar, в котором видны только рабочие встречи. В нём ежедневно чищу календарь от наложений и принимаю решение о критически важных встречах; 2. Apple Calendar, к которому подключены все существующие календари, что позволяет учитывать при планировании рабочих встреч необходимость выгула собаки/поход к врачу/etc; 3. Приложение Dato для мгновенного подключения к Zoom и просмотра событий на день. Делитесь постом с коллегами и рассказывайте в комментариях, стали ли ваши встречи эффективнее) Хорошей недели!