Мария о Notion • Yonote • BuildIn | Шаблоны

🇨🇳 В Buildin теперь можно поменять адрес электронной почты аккаунта

Settings → Account → Change Email

#buildin #билдин

🗒 Амбассадор Yonote!

Ноябрь начался с приятной новости о зачислении в программу амбассадоров российского приложения Yonote. Наблюдаю за планомерными улучшениями в работе приложения и с нетерпением жду внедрения заявленных функций. Не сомневаюсь, что разработчики смогут нас порадовать. Ну а с меня, как всегда, новости, тьюториалы и шаблоны.

Не переключайтесь! 😉

#yonote

🇯🇵 Автоматизации: вариативность

Продолжаю свой рассказ о новых функциях в Notion. Сегодня поговорим о вариативности в автоматизациях. Включая кнопки, ведь их эти изменения тоже коснулись.

Кнопки практически полностью повторяют настройки автоматизаций, за исключением того, что действия выполняются по факту нажатия, а не по факту наступления какого-либо события. При этом кнопки доступны на бесплатном тарифе, а автоматизации – только начиная с тарифа Plus. Этот пассаж здесь вот к чему: даже находясь на бесплатном тарифе, вы можете протестировать новые возможности и значительно прокачать рабочие процессы в рамках ваших систем.

Когда я говорю о вариативности, то имею в виду характер данных, вводимых/редактируемых с помощью автоматизаций. Если раньше нам была доступна только статика (фиксированный текст, фиксированный набор тегов и рилейшенов), то теперь автоматизации предоставили нам столько гибкости, сколько нужно. И произошло это за счёт внедрения Mentions (упоминаний) и Formulas (формул).


Упоминания

Здесь всё довольно просто и привычно: в текстовые поля теперь можно добавлять стандартные упоминания, которых так не хватало прежде.

Поставьте курсор в текстовое поле и введите «собачку» (@) – откроется всплывающее окно, в котором вы сможете выбрать нужный вариант:
⭕️Time triggered – дата и время срабатывания;
⭕️Date triggered – время срабатывания;
⭕️Whoever clicked – смельчак, нажавший на кнопку.
С помощью упоминаний также можно сослаться на конкретную дату, конкретного человека, конкретную страницу.


Формулы

А вот формулы в автоматизациях – это нечто совершенно новое. Работают они почти так же, как стандартные формулы в базах данных за одним исключением.

Значение в свойстве базы данных Formula – всегда переменное. Например, у нас есть такая формула:

"Вниманию " + prop("Ответственный")

Если изменится значение в свойстве «Ответственный», то изменится значение и в свойстве Formula.

Но если мы используем похожую формулу в автоматизации, то она сгенерирует текст (например, по факту нажатия кнопки), который впоследствии можно будет изменить только вручную.

"Вниманию " + Whoever clicked

Так что предлагаю вам воспринимать формулы в автоматизациях как шаблоны для генерации содержимого ячеек.

Чуть не забыла: чтобы ввести формулу, нажмите на значок суммы (Σ) в правой части поля ввода.

В рамках формул в автоматизациях доступны разнообразные операторы и функции, но, как мне кажется, наибольшую ценность представляют собой операторы if/ifs, ведь они позволяют заполнять поля с использованием условной логики.

Задача. У вас есть сотрудники, каждому из которых назначен свой коэффициент-надбавка. Нужно, чтобы коэффициент автоматически прописывался в базе, когда сотрудник берет задачу в работу.

Решение. Вы добавляете в базу данных кнопку, которая проставляет дату, сотрудника, а также генерирует коэффициент с помощью вот такой простенькой формулы:

let(
  person, Whoever clicked,
  ifs(
    person.contains("Константин"), 1.1,
    person.contains("Алекс"), 1.3,
    person.contains("Мария"), 1.5,
    1
  )
)

Это очень практичное решение: когда коэффициенты поменяются, вам достаточно будет заменить цифры в настройках автоматизации. При этом все ранее применённые коэффициенты (и, соответственно, расчёты на их основе) останутся на своих местах – дополнительная база с коэффициентами теперь не нужна.

Я привела всего лишь один пример применения формул в автоматизациях. Не сомневаюсь, что у вас в голове уже крутится масса своих сценариев того, как оптимизировать работу баз данных с использованием новых возможностей. Не стесняйтесь, рассказывайте о них в чате. Ну и не забывайте, что в вашем распоряжении подробный справочник по синтаксису Notion Formula.

В следующем посте обсудим новые действия в автоматизациях.

#notion #ноушен

🇯🇵 Загружаем свои иконки в Notion


1️⃣ Нажимаем на Add icon в шапке страницы.

2️⃣ Нажимаем на плюс в правом нижнем углу открывшегося окна или перемещаемся на вкладку Upload.

3️⃣ Загружаем изображение иконки. Это может быть как статичная, так и анимированная картинка.

4️⃣ Вводим название иконки в поле Emoji name. Название нужно, чтобы в дальнейшем иконку можно было найти с помощью поиска.

5️⃣ Нажимаем на Save.


⚡️ Готово!


Теперь собственную иконку можно разместить в шапке страницы, в тексте и даже в кнопке!

А вот как загруженные иконки удалять из рабочего пространства и, тем более, делиться ими (о чём разработчики говорили во время конференции), я пока не нашла. Возможно, функцию ещё будут допиливать.

#notion #ноушен

🇯🇵 Крупнейшее обновление Notion

Новые функции Notion, о которых было объявлено на конференции Make with Notion и которые станут доступны в течение суток:

1️⃣ Forms. О формах я подробно рассказала в одном из предыдущих постов. Добавить могу только то, что в будущем в формах планируется реализовать условную логику.

2️⃣ Layouts. Мега-полезное обновление, с помощью которого свойства на страницах баз данных можно преобразовать в блоки. Подробно расскажу о нём в следующем посте, потому что это действительно нечто революционное.

3️⃣ Custom icons. Куда ж без иконок-то? Можно будет загружать свои, использовать их на страницах и в кнопках, и даже делиться ими!

4️⃣ Formulas – формулы в автоматизациях. Возможности автоматизаций возрастут в разы.

5️⃣ Gmail notifications – отправка уведомлений на почту Gmail.

5️⃣ Улучшения AI: коннекторы, интерфейс, анализ загруженных файлов, изменение цвета текста на страницах (со всем этим мы уже знакомы).

6️⃣ Marketplace – площадка от Notion, на которой создатели шаблонов смогут продавать свои работы. Изюминкой платформы станет функция Access locking. Это – защита приобретённых шаблонов от дальнейшего распространения.


Команда также поделилась планами на будущее:

🌟 Offline mode будет внедрён в 2025-м году.

🌟 Календарь будет обновлён через 10 месяцев.

🌟 Появилась возможность записаться в список ожидания на доступ к Notion Mail – почтовому приложению, интегрированному с базами данных Notion, Notion Calendar и активно использующему возможности Notion AI.

ЗЫ. Чуть не забыла. В самом начале выступления Ivan Zhao дрожащим голосом сообщил, что в прошлом месяце женился. Не знаю, как вы, а я пошла пить. С горя. Что ж ты, Ваня, со мной делаешь?..

#notion #ноушен

🇯🇵 Формулы в автоматизациях

Ещё одно обновление на подходе. Суть в том, что в настройке автоматизаций появится динамика, хотя как именно это будет работать, пока не ясно. Ждём.

#notion #ноушен

🇯🇵 Формы Notion вот-вот станут доступны!

В ближайшее время ждём появления в Notion форм, которые могут быть использованы для проведения опросов, получения обратной связи, облегчения ввода данных.

О добавлении новой функции, вероятнее всего, объявит сам Ivan Zhao в докладе на конференции Make with Notion сегодня вечером (мск). И, скорее всего, функция будет позиционироваться как очередной прорыв Notion Labs. Хотя нас с вами формами вряд ли можно удивить, ведь мы уже давно пользуемся аналогичной функцией в Buildin.


Форма в Notion

Form – это новый макет вывода данных, восьмой по счёту после Table, Board, Chart, List, Timeline, Calendar, Gallery. Форма в Notion не существует в отрыве от базы данных.


Как добавить

Чтобы добавить форму, воспользуйтесь быстрой командой /form или нажмите на «плюс» в панели вкладок базы данных и затем выберите Form.


Настройки

Настройки форм Notion очень похожи на настройки форм Buildin. Есть возможность:
⭕️добавлять текстовое описание в шапку формы;
⭕️использовать различные типы полей ввода, соотвествующие типам данных в базе (например, Text – для ввода текста в свободной форме, Select – для выбора одного варианта ответа из предложенных, Multi-select – для множественного выбора, Checkbox – для галочки и т.д.);
⭕️помечать поля как обязательные для заполнения (Required);
⭕️добавлять текстовые описания к вопросам (Description);
⭕️осуществлять предпросмотр формы перед её публикацией;
⭕️выдавать права на заполнение формы;
⭕️настраивать содержание страницы подтверждения отправки формы.

Но есть и некоторые отличия от Buildin:
1️⃣ предусмотрена настройка Long answer, которая отвечает за то, может ли респондент вводить длинный текст;
2️⃣ загрузить обложку и добавить иконку в форму Notion гораздо проще – для этого достаточно навести курсор мыши на шапку формы и далее воспользоваться уже привычными элементами интерфейса;
3️⃣ можно настроить цвет кнопки Submit, а также текста формы.


Публикация формы

Для публикации формы необходимо указать, какая категория пользователей имеет права для её заполнения:
⭕️Anyone at ... with link – любой участник пространства, у которого есть ссылка;
⭕️Anyone on the web with link – любой, у кого есть ссылка;
⭕️No access – новые ответы не принимаются.

В целях защиты персональных данных можно активировать настройку Anonymous responses. Если данные о респондентах собирать всё же нужно, достаточно добавить в базу свойство Created by.


Автоматизации

Формы Notion можно использовать в связке с автоматизациями. Например, при сборе информации о багах с помощью формы можно автоматически назначать отвественных за устранение багов определённых типов и автоматически же отправлять им уведомления о поступлении новых жалоб.


Можно ли будет использовать формы Notion для автоворонок в России?

Время покажет. Но если учитывать тот факт, что расшаренные страницы Notion открываются без использования средств oбхoда блoкирoвки, то резонно предположить, что респонденты смогут заполнять формы без BПH.


Сколько форм можно добавить на бесплатном тарифе?

Как утверждается в руководстве на официальном сайте, в рабочее пространство можно будет добавить неограниченное количество форм даже на бесплатном тарифе. Из ограничений – только фирменная символика Notion, которую нельзя удалить.

#notion #ноушен