قابل ذكر است به نمايندگي از هر انجمن علمي دانشجويي هوافضاي دانشگاه ها، دبير يا يكي از اعضاي شوراي مركزي انجمن مذكور مي توانند با ارائه معرفي نامه از سوي معاون فرهنگي و اجتماعي دانشگاه خود در مجمع حضور يابند. همچنين ارسال معرفي نامه تا حداكثر سه روز قبل از برگزاري مجمع به اداره كل فرهنگي و اجتماعي وزارت علوم تحقيقات و فناوري الزامي مي باشد.
شماره تماس جهت هماهنگي حضور در مجمع: جناب آقاي محسني : 09106765220